よく使うワード（word）の［段落］設定を徹底解説
ワード（word）で文書を作成するとき、［スペース］キーで文字の位置を調整してみませんか？
そもそも、［スペース］キー以外で調整する方法を職場などで学ぶ機会がないという方も多くいらっしゃいますよね。
この記事では、［段落］設定の大切さ、具体的な設定の仕方を説明しています。
［段落］設定を知っていると、作成する文書の見た目が綺麗になるのはもちろんですが、スペースでは調整しきれないところが調整できたり、調整時間が大幅に短縮できたりとメリットだらけです。
とはいえ、［スペース］キーで調整する方法もあるのでは？と思われる方もいらっしゃると思います。
そんな方にも、知っているか否かで差がつく、とっておきの法則を教えます。
［段落］ダイアログボックスはキー操作で表示する
以下では、［段落］設定について詳しく説明しますが、この記事を読んだ方はこれから、［段落］ダイアログボックスを頻繁に表示することになるはずです。
ですので、［段落］ダイアログボックスを効率的に表示する方法を知ることは大事な要素となります。
そこで、［段落］ダイアログボックスを表示するおすすめのキー操作についてです。
キー操作で表示するときは、［Alt］→［O］→［P］（1つずつ順番に押す。Oはオー。）で使ってください。
この［Alt］→［O］→［P］はアクセスキーと呼ばれるもので、Word 2003のものなのですが、Microsoft365までのいずれのバージョンでも使えます。
なぜ古いバージョンのアクセスキーをすすめるかというと、現在のバージョンのアクセスキーより押すキーが1つ少なく、［O］と［P］のキー配列が隣同士なので押しやすいからです。
慣れないうちは、戸惑うかもしれませんが、これからたくさん押すことになるので、使っているうちに自然に覚えると思います。
ちなみに、マウス操作で表示するときは、［ホーム］タブの［段落］の右下（図で示しているところ）をクリックしてください。
私はよく、［Alt］→［O］→［P］で[段落]ダイアログボックスを開いて、［TAB］を2連打して左インデントにし、［↑］（上矢印）で文字数を設定したり、［TAB］を4連打して、［↓］（下矢印）で、字下げやぶら下げを設定しています。
慣れたら、マウスに持ちかえて操作するよりスムーズにできますよ。
また、［Alt］→［O］→［P］と、合わせて使ってほしいショートカットキー、書式のコピー（［Shift］＋［Ctrl］＋［C］）と書式の貼り付け（［Shift］＋［Ctrl］＋［V］）については、基礎からわかる！文字や段落から書式だけをコピーして貼り付ける方法の記事で詳しく説明していますので、参考にしてください。
余談になりますが、左インデントには、ショートカットキー［Ctrl］＋［M］があります。
［Ctrl］を押しっぱなしで［M］を押した数だけ左インデントが入るというものです。
ですが、インデントの幅がタブの幅（約4文字のことが多い）なので、使っていません。
ちなみに、［左インデントの解除］のショートカットキーは、［Shift］＋［Ctrl］＋［M］です。
［ぶら下げ］にも、ショートカットキー［Shift］＋［Ctrl］＋［T］があります。
同じく、［Ctrl］を押しっぱなしで［T］を押した数だけぶら下げが入るというものです。
こちらも、インデントの幅がタブの幅なので、使っていません。
文章開始位置の字下げ、ぶら下げのインデント
［段落］設定その1は、字下げ、ぶら下げ、左インデント、右インデントです。
字下げ
［字下げ］とは、段落の1行目だけにインデントを設定すること、段落の先頭文字だけを字下げすることです。
ぶら下げ
［ぶら下げ］とは、段落の2行目以降にインデントを設定すること、2行目以降を字下げすることです。
左インデント
［左インデント］とは、段落全体を字下げすること、段落の左端を内側にすることです。1行目も2行目以降も字下げされます。
右インデント
［右インデント］とは、段落全体の右端を字下げすること、内側にすることです。1行目も2行目以降も字下げされます。
字下げやぶら下げの設定や確認方法は、Wordの画面に表示しておくべきものを知っていますかの記事で詳しく説明しています。
［スペース］を連打する方必見！この法則を知っているかで差がつく
ワード（Word）で文書を作成するとき、［スペース］キーで体裁を整える方はたくさんいらっしゃいます。そういった方に、ぜひ知っておいてほしい法則があります。
それは、［スペース］キーで［空白］が入るときと、［字下げ］や［ぶら下げ］が入るときの違いです。ご存じでない方は、きっと参考になるはずです。
［編集記号の表示／非表示］をオンに！
ワード（Word）で作業をするときは、編集記号とルーラーを表示しておいてください。その理由は、「空間が［スペース］によるものなのか、［タブ］によるものなのか」などを判断しやすくするためです。
やり方は、［ホーム］タブに［編集記号の表示／非表示］というボタンがあるので、このボタンをクリックして、オンの状態（押されている状態）にするだけです。Wordの画面に表示しておくべきものを知っていますかの記事でも詳しく説明していますので参考にしてください。
［スペース］と、［字下げ］や［ぶら下げ］が入るときの法則
では、法則についてです。
法則とは、段落の先頭や2行目以降の先頭で、［スペース］キーを押したときに、「段落に文字列があるかどうか」で［スペース］が入るか、［字下げ］や［ぶら下げ］が入るかが決まる！というものです。
つまり、文字列のある段落の先頭にカーソルをおいて、［スペース］キーを押すと、［字下げ］が設定されます（ただし、［・］などはここでいう文字列には含まれないので注意してください）し、2行目以降の先頭にカーソルをおいて、［スペース］キーを押すと、［ぶら下げ］が設定されます。
一方、文字列のない段落の先頭で［スペース］キーを押すと、空白（スペース）が入ります。
別の言い方をすると、何も入力されていない段落で、最初に［スペース］キーを押して、文字を打ち始めたときの空欄は、空白（スペース）です。
何文字が入力したのちに、先頭にカーソルを戻して［スペース］キーを押したときは、［字下げ］が設定されているということです。
うまくいかないときは
［入力オートフォーマット］の［入力中に自動で行う処理］の中にある、［Tab／Space／BackSpaceキーでインデントとタブの設定を変更する］がオン（チェックがついている）になっているか確認してください。
段落全体の選択はトリプルクリックで
インデントの設定のときは、段落全体を選択する必要はありませんが、どのようなインデントが設定されているかを確認したり、書式のコピー（［Shift］＋［Ctrl］＋［C］）や書式の貼り付け（［Shift］＋［Ctrl］＋［V］）をするときには、段落全体を選択することがあります。
段落全体を選択したいとき、マウスで段落内の任意の箇所をトリプルクリックしてください。
中央揃えや右寄せ、両端揃えをショートカットキーで
［標準］スタイルは［左揃え］ではなく［両端揃え］
ワード（Word）には、ほかのアプリケーションでは見かけない［両端揃え］という配置の種類があります。そして、この［両端揃え］が既定になっています。
この［両端揃え］により、右端が綺麗に揃います。［左揃え］では、右端は揃いません。
したがって、ワード（Word）では、［左揃え］を使用する機会はほとんどないと思ってください。
［Ctrl］＋［E］、［Ctrl］＋［R］、［Ctrl］＋［J］
中央揃えや右寄せ、両端揃えは［ホーム］タブの［段落］グループにあるボタンを使用してもできますが、ショートカットキーを覚えておくと、文章を入力しながら配置を設定できるので、マウスに持ちかえるという手順が省けて効率的です。
中央揃えは［Ctrl］＋［E］、右揃えは［Ctrl］＋［R］、両端揃えは［Ctrl］＋［J］です。
このショートカットキーは、テキストボックスや図形の文字列配置にも使用することができます。
勝手に箇条書きや段落番号が入らないようにするには
ワード（Word）で文章を作っていて、記号と空白（[・ ]など）や数字と空白を入力したときに、自動的に［箇条書き］や［段落番号］が入って困っていませんか。
ここでは、［箇条書き］や［段落番号］が自動で入らないようにする方法とうまくコントロールする方法をお伝えします。
入力オートフォーマットを解除する
［入力オートフォーマット］とは、入力を手助けしてくれる機能です。しかし、これがかえって邪魔に思えることがワード（Word）ではあります。
その代表格が、自動で、［箇条書きにする機能］と［段落番号が入る機能］です。
これら機能を解除するには、［ファイル］→［オプション］→［文章校正］→［オートコレクトのオプション］→［入力オートフォーマット］タブで、以下の3つチェック（レ点）をはずします。
- 行の始まりのスペースを字下げに変更する
- 箇条書き(行頭文字)
- 箇条書き(段落番号)
これで、自動に［箇条書き］や［段落番号］が入ることはなくなります。
入力オートフォーマットを解除しない方法
［入力オートフォーマット］を解除するやり方は、機能を活用できなくなるというデメリットがあります。
そこで、［入力オートフォーマット］を解除せずに対処する方法を紹介します。
別の言い方をすると、自動的に［箇条書き］や［段落番号］が入ってしまったときの簡単な対処法です。
自動的に［箇条書き］や［段落番号］が入っててしまったときは、元に戻すショートカットキー［Ctrl］＋［Z］を押してください。
この操作の意味は、ワード（Word）が勝手に行った［箇条書き］や［段落番号］への［変換］という行為を元に戻し、［箇条書き］や［段落番号］への［変換］が行われる前の状態にするものです。
この概念を知っておけば、入力オートフォーマットを解除せずに対処できますよ。
要は、入力オートフォーマットが発動されたら、［Ctrl］＋［Z］でその行為を取り消せばよいのです。
これは、英単語の先頭の文字が「勝手に大文字になった！」というときにも応用できます。
段落番号を修正するには
段落番号を振り直したり、連続する番号にしたりするには、振り直したい番号を右クリックし、右クリックメニュー［1から再開］、［自動的に番号を振る］、［番号の設定］の中から適当なものを選択します。
以下の例では、連続した番号にしたいので、［自動的に番号を振る］を選択しています。
［自動的に番号を振る］で設定した場合は、間に新しい番号が振りつけられた場合は自動的に変化しますが、［番号の設定］で設定した場合は変化しませんので注意してください！
「1.」「1.1.」「1.1.1.」のような番号を振りたい
業務マニュアルや事業計画を作成するときなどに、「1.」「1.1.」「1.1.1.」のような階層構造になった番号を振るには、［ホーム］タブの［段落］グループにある［アウトライン］を使います。
使い方は、まず、階層構造にしたい（アウトラインを設定したい）段落を選択します。
次に、［ホーム］タブ→［段落］グループにある［アウトライン］をクリックします。
そして、適用する番号の種類を選択します。
今回は、6行あるので、アウトライン番号は［1.］～［6.］となります。
この中の［2.］を［1.1.］に、［3.］を［1.2.］に、［4.］を［1.3.］に、［5.］を［1.4.］にしてみましょう。
このようにアウトライン番号のレベルを1つ下げたいときは、レベルを1つ下げたい段落の先頭にカーソルをおいて、［Tab］を1回押します。
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同様に、レベルを1つ下げたい段落の先頭にカーソルをおいて、［Tab］を押していくと完成です。
レベルを2つ下げたいときには［Tab］を2回押し、レベルを3つ下げたいときには［Tab］を3回押してください。
逆にレベルを上げたいときは［Shift］を押しながら、［Tab］を上げたいレベルの数押してください。
［行間］と［間隔］は何が違うのか
行間
［行間］というと上の行と下の行の間の空間と思うかもしれません。しかし、ワード（Word）では、段落内の行の上部（上辺）から次の行の上部（上辺）までの間のことを意味しています。
間隔
ワード（Word）では、段落の上部と下部に設けることのできる隙間を［間隔］としています。
既定では、間隔はゼロになっているため、文章のかたまりとかたまりの間に改行（段落記号1つ）を入れることがありますが、段落後に間隔を追加すれば、改行を入れなくても隙間が広がります。
■参考文献
- Word のヘルプとラーニング - Office サポート
- できる Word思い通り 全部入り。 イライラ解消！ わかればスッキリ！ 全部入り。シリーズ