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【7選】Excel、Word、PowerPointで大事なショートカットキー

直前の操作を繰り返すときは[F4]キーの1択!

エクセル(Excel)、ワード(Word)、パワーポイント(PowerPoint)で、面倒な操作を繰り返すときは、直前の操作を繰り返すショートカットキー[F4]キーを使います。

 

エクセル(Excel)では、セルの色フォントの色の変更、フォントの変更、セル挿入削除、セルの結合罫線の追加、さらには、貼り付けを繰り返すときです。

 

[セルの書式設定]ダイアログボックスを開いて行う操作、[表示形式]→[数値]→[▲1234]、[配置]→[横位置]→[選択範囲内で中央]などを繰り返すとき[F4]キーを使いましょう。

 

ワード(Word)では、フォントの色の変更フォントの変更、字下げぶら下げの設定などの操作を繰り返すとき、パワーポイント(PowerPoint)では、フォントの色の変更フォントの変更に加えて、オブジェクトの色の設定、オブジェクトを左揃えや上揃えなどに位置調整する操作を繰り返すときに使います。

 

数多くの場面で使えます。とにかく、直前の操作を繰り返すときは[F4]キーです。

 

具体例

例えば、エクセル(Excel)で、セル範囲を選択して背景色に薄い青色を設定したとします。

背景色に薄い青色を設定

 

その後、別のセルを選択して[F4]キーを押すと、背景色同じ薄い青色に変更できます。

別のセル範囲を選択して【F4】を押すと、同じ色が設定される

 

 

直前の操作を繰り返す方法はほかにもある

[Ctrl]+[Y]

直前の操作を繰り返すショートカットキー[Ctrl]+[Y]でも同じことができます。

 

私も長い間このショートカットキーを使ってきましたが、最大のデメリットは、[Ctrl]キーと[Y]キーが、キーボードの配列上離れていることです。

 

何回も繰り返すと、正直、手が痛くなります。そういう意味で、[F4]キーをおすすめします。

 

ただし、[Ctrl]+[Y]は、直前の操作を元に戻すショートカットキー[Ctrl]+[Z]で、元に戻した操作を取り消すことができます。

 

[Ctrl]+[Z]を押して、誤って元に戻してしまったときには、[Ctrl]+[Y]を使って、その操作を取り消してください。

 

クイックアクセスツールバーの[繰り返し]ボタン

ワード(Word)やパワーポイント(PowerPoint)では、クイックアクセスツールバー[繰り返し]ボタンが初期設定で表示されています。

繰り返しボタンWord

繰り返しボタンPowerPoint

 

ですので、このボタンをクリックすればよいのですが、ここで考えていただきたいのは、クイックアクセスツールバーは画面上部にあるということです。

 

一方、繰り返しの対象である、エクセル(Excel)のセルやワード(Word)の文字列は、画面中央にあります。

 

つまり、画面の中央と上部をマウスで行ったり来たりしないといけないという重大なムダが生じてしまうのです。それに、マウスを握ったり、手をキーボードに戻したりするロスがあります。

 

ということで、直前の操作を繰り返すときは[F4]キーを強くおすすめします。

 

選択した項目を切り取る[Ctrl]+[X]

選択した文字や数値、オブジェクトなどを切り取るには、[Ctrl]+[X]を押します。

 

切り取った項目は、その場からは削除されますが、クリップボードに記録されているので、[Ctrl]+[V]などで貼り付けることができます。

 

エクスプローラーでファイルを違うフォルダに移動するときなどにも利用できます。この場合は、[ファイルを選択][Ctrl]+[X]でファイルを切り取り→[Ctrl]+[V]でファイルを貼り付け、という手順です。

 

[X]ハサミとイメージすれば覚えやすいですね。

 

選択した項目をコピーする[Ctrl]+[C]

選択した文字や数値、オブジェクトなどをコピーするには、[Ctrl]+[C]を押します。

 

正確には、選択した項目を残したままクリップボードに記録するためのショートカットキーです。

 

[C]Copyとイメージすれば覚えやすいですね。

 

切り取り、選択した項目を貼り付ける[Ctrl]+[V]

切り取ったり、コピーしたりしてクリップボードに記録された選択した文字や数値、オブジェクトなど貼り付けるには、[Ctrl]+[V]を押します。

 

エクスプローラでは、切り取ったり、コピーしたりしたファイルを別のフォルダーに貼り付けることができます。

 

[V]Copyとセットなっているから、[C]のすぐ隣とイメージすれば覚えやすいかもしれません。

時短のコツ

[Ctrl]+[V]の場合、直前に切り取ったり、コピーしたりしたものしか貼り付けできません。しかし、[Windows]+[V]を押せば、過去にコピー(クリップボードに記録)していた履歴を呼び出すことができます。複数の文字列を何度も貼り付けたいときなどに相当な時短効果を発揮します。

 

ファイルを上書き保存する[Ctrl]+[S]

開いているファイルを[上書き保存]するには、[Ctrl]+[S]を押します。まだ保存していない新規ファイルのときは、[名前を付けて保存]になります。

 

[ファイル]→[上書き保存]を選択したり、[上書き保存]ボタンをクリックするより、[Ctrl]+[S]を使うようにしてください。

時短のコツ

文書やデータ、プレゼン資料を作成している最中は、定期的に[上書き保存]をしましょう。パソコンの電源が突然切れたり、ウィンドウを小さくしようとして、誤って[閉じる]ボタンをクリックしたときなど、保存をしていなかったら、それまでしていた作業が全て台無しになってしまいます。データ復旧機能も万全ではありません。こまめに保存する、[Ctrl]+[S]を習慣づけることで、データと自分の時間を守りましょう。

 

操作を取り消す[Ctrl]+[Z]

操作を間違えたとき、その操作を取り消して元の状態に戻すには、[Ctrl]+[Z]を押します。エクセル(Excel)、ワード(Word)、パワーポイント(PowerPoint)をはじめとしたMicrosoft 365以外の多くのアプリケーションでも利用できます。詳しい説明は、【18選】Excel 厳選ショートカット・印刷用PDF付きの記事を参考にしてください。

 

すべての項目を選択する[Ctrl]+[A]

エクセル(Excel)では、表全体や全てのセル、ワード(Word)では、全ての文字、パワーポイント(PowerPoint)では、ページ内の全てのオブジェクトなどを選択するときには、[Ctrl]+[A]を押します。

 

エクスプローラーでは、全てのファイルやフォルダを選択できます。このショートカットキーも、多くのアプリケーションで利用できます。詳しい説明は、【18選】Excel 厳選ショートカット・印刷用PDF付きの記事を参考にしてください。

 

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参考文献

-Excel, Word
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