この記事では、前半に顧客リストや在庫管理表などの重複が許されないExcel表から重複データを探す、2つの方法を紹介し、後半では、2つの列・複数条件から重複データを探す方法を紹介します。
重複データをチェック・抽出する
条件付き書式で色をつける
重複データを探す1つ目の方法は、［条件付き書式］を使う方法です。
［条件付き書式］を使って、「重複データ（ここでは商品名）があるか」をチェック・抽出します。重複データがある場合にはセルに色が付きます。
重複を調べる範囲を選択する
まずは重複しているかどうかを調べたい範囲を選択します。
今回は商品名に重複があるかを調べたいので、商品名が入力されているA列を選択します。
A列全体を選択するには、A列のいずれかのセル（ここではA2セル）を選択し、［Ctrl ＋ Space］と押します。
［条件付き書式］ボタンをクリックする
［ホーム］タブの［スタイル］グループにある［条件付き書式］ボタンをクリックします。
［重複する値］を選択する
［条件付き書式］ボタンをクリックして表示されるコンテキストメニューから、［セルの強調表示ルール］を選び、［重複する値］を選択します。
重複する商品名に色が付く
［重複する値］を選択すると、重複する商品名がある場合には、セルに色が付きます。ここでは、「油性ボールペン_黒」と「水性ボールペン_黒」がそれぞれ2つあり重複していることがわかります。
COUNTIF関数でチェック・抽出する
重複データを探す2つ目の方法は、COUNTIF（カウントイフ）関数を使う方法です。
COUNTIF関数を入力する
（日本語入力OFFで）C2セルに［=cou］と入力します。
すると、COUNTIFが表示されるので、COUNTIFを選択し［Tab］キーを押します。
第1引数［検索範囲］を入力する
すると、C2セルに［=COUNTIF(］と入力されます。続けて、A2セルを選択します（もしくは、A2と入力）。
［=COUNTIF(A2］と入力されている状態で、［ : ］（コロン）を押します。
すると、［=COUNTIF(A2:A2］という式になります。
この式の左側の［A2］の部分を選択し、［F4］（ファンクションキー）を1回押して、［=COUNTIF($A$2:A2］とします。
この「$A$2:A2」のように「絶対参照 : 相対参照」の形で指定すると、数式をコピーしたときにA2セルを固定したまま、終点だけを「A3、A4、A5」とずらすことができます。
テクニック
「絶対参照 : 相対参照」の形で指定するテクニックは、SUM関数で累計を求める場合などにも使えるので、ぜひ覚えてください。
第2引数［検索条件］を入力する
［=COUNTIF($A$2:A2］の後ろに、［ , ］（半角カンマ）を入力し、第2引数［検索条件］を入力します。
今回の［検索条件］は、重複があるかを調べたい「商品名」ですので、A2セルをクリックします。
［=COUNTIF($A$2:A2,A2］と入力したら、［Ctrl ＋ Enter］と押して確定します。
［Enter］と押して確定すると、アクティブセルがC3セルやD2セルに移動してしまいますが、［Ctrl ＋ Enter］で確定すれば、アクティブセルはA2のままです。
テクニック
［Ctrl ＋ Enter］と押すときは、右側の［Ctrl］キーと［Enter］キーを押すのがオススメ。右手だけで押せます。
重複箇所は2以上の数値になる
数式をC2セル～C9セルの範囲に入力すると、重複箇所は2以上の数値になり、一目で重複している「商品名」を探すことができます。
重複箇所だけに「重複」と表示するには
IF関数を使ってもっと見やすく
「重複箇所が2以上の数値になる」ことを利用して、C2セルの式を =IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)>=2,"重複","") とし、C列が2以上の値のときに「重複」と表示されるようにすれば、さらに重複しているデータを探しやすくなります。
2つの列・複数条件から重複データを探す
同姓同名が存在するため、「氏名」の重複は許されるが、「氏名」と「電話番号」の複数条件の重複は許されないといったケースがあります。
このような「複数条件」の重複を探す方法を2パターン紹介します。
COUNTIF関数を使って探す
2つの列を結合演算子［&］（アンパサンド）で結ぶ
COUNTIF関数を使って、複数条件の重複を探すには、「氏名の列」と「電話番号の列」の2つの列を結合演算子［ & ］（アンパサンド）で結びます。
「氏名」と「電話番号」を結合した文字列をつくるため、C2セルには =A2&B2 と入力します。
COUNTIF関数を入力する
「氏名」と「電話番号」の両方が重複していないのかを調べるには、今作成した「氏名」と「電話番号」を結合した文字列の重複を調べればよいので、D2セルには =COUNTIF($C$2:C2,C2) と入力します。
ここでは、7行目が「氏名」と「電話番号」ともに重複しているのが見つかります。
COUNTIFS関数を使って探す
COUNTIFS関数を使用すると、複数の列を条件として重複データを探すことができます。
D2セルには =COUNTIFS($A$2:A2,A2,$B$2:B2,B2) と入力します。COUNTIFS関数でも、7行目が「氏名」と「電話番号」ともに重複しているのが見つかります。余計な列を追加せずに探すことができる分、スムーズです。
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