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基礎からわかる!覚えておきたいGmailの機能と設定

[メールをアーカイブしました]って!?

スマホでGmailを操作している時に、メールボックスにあるメールをスライドしてしまい、「メールをアーカイブしました」という表示が出て、「メールを削除してしまったのか?」となったことがありませんか。

 

 

もしくは、[削除]のボタンを押していないにも関わらず、メールがなくなってしまったことはありませんか。

 

 

これは、[アーカイブ]機能と呼ばれるもので、本来は、メールを削除はしたくないけど、受信トレイにあるのは邪魔。受信トレイはスッキリとさせたいといった場合に使用する、非常に便利な機能です。

 

 

実際、受信トレイから消えているだけで、削除されているわけではありません。

 

[アーカイブ]の方法

アーカイブしたいメール選択すると、メールの上部操作メニュー表示されます。[アーカイブボタン]クリックすると、アーカイブされます。

このマークをクリックするとアーカイブされる

 

不要になったメールは積極的にアーカイブして、受信トレイをスッキリさせましょう。

 

[アーカイブ]したメールを見る方法

[ラベル一覧]と呼ばれる画面左側のエリアに表示されている[もっと見る]クリック

もっと見るをクリック

 

すると、[すべてのメール]という項目が表示されます。ここで、[アーカイブ]したメールを見ることができます

すべてのメール

 

[フィルタ]機能で自動アーカイブ!

受信トレイ[アーカイブ]機能で整理するのは、確かに便利だが、いちいち手動でするのは面倒という方におすすめしたいのが、[フィルタ]機能を使って、自動アーカイブする方法です。

 

Gmailの[フィルタ]機能では、各種条件を指定して受信メールを自動振り分けできるので、これを使って自動アーカイブします。

 

使い方は、まず、アーカイブしたいメールを選択し、[その他][メールの自動振り分け設定]を選択。

メールの自動振り分け設定

 

次に、検索条件差出人のアドレス表示されているのを確認し、[フィルタを作成]クリックします。

フィルタを作成

 

そして、[受信トレイをスキップ(アーカイブする)]チェックを入れます。

 

また、[ラベルを付ける]にもチェックを入れ、(あらかじめ用意しておいた)ラベルを選択する(ここでは、「00 自動振り分け」)ことで、ラベルをつけることもできます。

フィルタを作成する

 

既に、同一の差出人からのメールがある場合には、[●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。]にもチェックを入れると、そのメールにもラベルを付けることができます。

 

[フィルタを作成]クリックすれば完了です。

 

スター付きメールをリストの先頭に表示する

返信が必要なものあとでしっかり読むものなど、最優先で対応したいメール大切なメールには、[スター]と呼ばれる星印を付けて管理することができます。

 

 

しかし、最優先で対応したいメールにスターをつけても、数多くのメールを受信すると埋もれてしまい、いちいちスター付きメールの一覧を確認するという作業が発生してしまいます。

 

 

そこでおすすめなのが、[スター付きメールを受信トレイのリストの先頭に表示する]方法です。アクションが必要なメールスターを付けておき、上から順番に対応する、ToDo的な活用が可能になります。

 

 

設定方法はまず、画面右上にある[設定]クリックします。

クリックして【設定画面】へ

 

次に、設定画面[受信トレイ]タブを開き、[受信トレイの種類][スター付きメールを先頭]にします。

スター付きメールを先頭

 

最後に、画面一番下[変更を保存]をクリックすれば完了です。

クリックして変更を確定

 

スターは黄色だけじゃない!全12種類ある

Gmailの初期状態ではスターの色黄色のみになっています。ですが、実は全12種類のスターが利用可能です。

 

 

設定方法はまず、画面右上にある[設定]クリックします。

クリックして【設定画面】へ

 

次に、設定画面[全般]タブを開き、[スター]にある[未使用のスター][使用中]にドラッグ&ドロップで移動します。

使えるスターを増やす

ここでの操作では、以下のようになります。

使えるスターを増やした後

 

最後に、画面一番下[変更を保存]をクリックすれば完了です。

クリックして変更を確定

 

複数のスターの使い方

1種類のスターを使用する場合は、一度クリックするとスターが付きもう一度クリックするとスターが外れます

 

一方、複数のスターを使用するように設定した場合には、クリックするたびにスターの種類が変わっていきます。

 

今回は、4つのスターを使用するように設定しているので、連続してクリックするたびに、次のように切り替わります。

クリックするたびにスターが変わる

 

少し間を開けてからクリックすると、スターの種類が変わるのではなく、スターがはずれます

 

 

ちなみに、スターにはそれぞれ名前がつけられています。特定の色スターだけを検索するなどに使用します。

スターの種類

 

スターのついたメールを検索する

スターの種類に関係なくスターが付いたメールの一覧を表示したい場合は、画面上部の検索ボックスに、[is:starred]と入力し検索してください。

スターの種類に関係なく検索

 

複数のスターを使用している場合に、特定の種類のスターだけ検索することもできます。

 

特定の種類のスターが付いたメールを検索するには「is」ではなく「has」を使いスターの名前で検索してください。

 

それぞれ、has:yellow-starhas:orange-starhas:purple-starhas:red-starhas:blue-starhas:green-starhas:red-banghas:orange-guillemethas:yellow-banghas:green-checkhas:blue-infohas:purple-questionで検索できます。

 

覚える必要はありません。当サイトで推奨している[単語登録]を使いましょう。単語登録については、知らないと損する!単語登録のフル活用術の記事で説明しています。

 

メールがスレッドにまとめられる条件

Gmailでは、メールとそれに対する返信など一連のやり取りが自動的スレッドという形でまとめて表示されます。

 

この自動的スレッドまとめられる条件は、「件名が同じこと」です。

 

返信時などに件名を変更してしまうと関連メールと判断されず、まとめられなくなります

 

メールの[取り消し機能]は20~30秒が無難

送信内容や差出人の宛先を間違えて送信してしまうケースは少なくありません。

 

そんなときに便利なのが、Gmailの[送信取り消し機能]です。

 

画面右上にある[設定]をクリックし、設定画面[全般]タブを開きます。

クリックして【設定画面】へ

 

[送信取り消し]欄の[取り消せる時間]を指定します。

 

デフォルトでは5秒となっていますが、5秒では足りないので、20秒に設定します。長すぎると感じるかもしれませんが、[30秒]でもいいと思います。

取り消せる時間の延長

 

最後に、画面一番下の[変更を保存]をクリックして完了です。

クリックして変更を確定

 

送信後に画面に表示される、[メッセージを送信しました]の横[取消]をクリックすれば送信を取り消すことができます。

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