データの入力規則とは？
Excelの［データの入力規則］を使うと、セルに入力できるデータを制限し、誤入力を防ぐことができます。その中でも特に便利なのが［リスト］機能で、事前に設定した選択肢の中からデータを入力できるようになります。
例えば、以下のような場面で活用できます。
- 部署名の統一（「営業部」「総務部」「経理部」などの選択肢を設定）
- 商品の選択（「A商品」「B商品」「C商品」などのリストを用意）
- 数値の範囲を制限（「1〜5の中から選択」など）
これにより、入力ミスや表記の揺れを防ぎ、業務の効率化につながります。
リストから選択できるにする方法
step.1 リストを作成する
［データの入力規則］の［リスト］を設定する前に、Excelのどこかのセルに選択肢を作成しておきます。
このようにシートのどこかにリストを作成しておくと、選択肢を変更した際にも便利です。
step.2 入力規則を設定する
- リストを適用したいセルを選択（例：B1～B10の範囲）
- ［データ］タブをクリックし、［データの入力規則］を選択
- ［設定］タブで［入力値の種類］を［リスト］に変更
- ［元の値］に先ほど作成したリストの範囲（例：$A$1:$A$4）を指定
- ［OK］を押して完了
step.3 リストから選択する
設定が完了すると、リストを適用したいセル（例：B1～B10の範囲）をクリックしたときに、ドロップダウンリストが表示され、選択肢をクリックするだけで入力できるようになります。
ドロップダウンリストをキーボードで操作する（ショートカットキー）
データの入力規則を活用する例
ケース1：部署名の統一
従業員の所属部署を入力する際、「営業部」「総務部」「経理部」などをリストで用意しておけば、「営業」「営業課」「営業部門」などの表記の揺れ・バラつきを防げます。
ケース2：商品コードの入力ミス防止
販売管理シートで「A001」「B002」「C003」などのコードをリストにしておけば、誤った商品コードの入力を防ぐことができます。
ケース3：顧客ランクの選択
「VIP」「ゴールド」「シルバー」「一般」などの顧客ランクをドロップダウンリストにしておくと、表記ミスがなくなり、データの整合性が保たれます。
まとめ
この記事では、［データの入力規則］の［リスト］機能で、事前に設定した選択肢の中からデータを入力する方法や表記のバラつきを防ぐ効果があることを解説しました。
さっそく、「データの入力規則」を使って、業務の効率化を図りましょう！
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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