この記事では、特定のデータだけを残して、それ以外のデータをまとめて削除したり、一括で同じ内容に編集したりするテクニックを紹介します。
その中で、アクティブセルと異なる値のセルのみを選択するショートカットキー、[Shift + Ctrl + ¥]も紹介します。
[Shift + Ctrl + ¥]は、Excel(エクセル)での作業速度を飛躍的に高めてくれるショートカットキーの1つです。
知っている人と知らない人で差が出るショートカットキーですので、ぜひ覚えて、使えるようになりましょう。
アクティブセルと異なる値のセルのみを選択する | Shift+Ctrl+¥ |
※アクティブセル=選択しているセル
アクティブセルと異なる値のセルのみを選択する
次のような表があったとします。
一番右の判定欄(C列)は、当面の間サービスを継続するもの、バージョンが古く廃止を予定しているものに分けられています。
この判定欄の情報をもとに、継続するサービス以外のデータを削除するには、フィルタを適用し、「廃止」だけを選択して削除する方法があります。
データが50~100個程度ならこのフィルタを適用する方法でもかまいません。
ですが、データの数が1,000個、2,000個、10,000個となると話は別です。
そこでここでは、大量データの処理にも適用できる、(指定のデータ以外の)データをまとめて選択して、一気に削除したり、共通の内容に編集したりするテクニックを紹介します。
必要なデータ以外のデータをまとめて削除する
一番右の判定欄(C列)で、「継続」の行だけにする方法を紹介します。
まず、データが入力されているC2セル~C8セルを選択します。
([Enter]キーを押して)以下のように[継続]のセルが選択されている状態(アクティブセル)にします。
[ホーム]タブの編集グループにある[検索と選択]ボタンをクリックします。
そして、[条件を選択してジャンプ]をクリックします。
すると、[選択オプション]ダイアログが開きます。
その[選択オプション]ダイアログにある[アクティブ列との相違]を選択し、OKをクリックします。
すると、[継続]以外のセル(ここでは、[廃止]のセル)がすべて選択されている状態になります。
ここで、[削除]ダイアログを表示するショートカットキー[Ctrl]+[-](マイナス)と押します。
矢印キーで、表示された[削除]ダイアログにある[行全体]を選択し、 [Enter]キーを押します。
これで、[廃止]の行が削除され、[継続]のデータだけになります。
ショートカットキー[Shift + Ctrl + ¥]が便利
アクティブセルと異なる値のセルのみを選択するには、
ショートカットキーShift+Ctrl+¥を使うと便利です。
データが入力されているC2セル~C8セルを選択します。
([Enter]キーを押して)以下のように[継続]のセルが選択されている状態(アクティブセル)にします。
この状態で、
アクティブセルと異なる値のセルのみを選択するショートカットキー[Shift]+[Ctrl]+[¥]と押すと、
[継続]以外のセル(ここでは、[廃止]のセル)がすべて選択されている状態になります。
あとは上記と同様に、[Ctrl]+[-]を使って、削除すれば[継続]のデータだけにすることができます。
空欄行が混在している場合にまとめて削除する
今度は、一番右の判定欄(C列)が、「継続」と「廃止」だけでなく、「空欄」行が混在しているときに「継続」の行だけにする方法を紹介します。
さきほどと同じように、データの端から端まで(ここではC2セル~C8セル)を選択します。
([Enter]キーを押して)以下のように[継続]のセルが選択されている状態(アクティブセル)にします。
[ホーム]タブの編集グループにある[検索と選択]ボタンをクリックします。
そして、[条件を選択してジャンプ]をクリックします。
すると、[選択オプション]ダイアログが開きます。
その[選択オプション]ダイアログにある[アクティブ列との相違]を選択し、OKをクリックします。
すると、[継続]以外のセル(ここでは、[廃止]のセルと「空欄」のセル)がすべて選択されている状態になります。
ここで、[削除]ダイアログを表示するショートカットキー[Ctrl]+[-](マイナス)と押します。
表示された[削除]ダイアログにある[行全体]を選択し、 [Enter]キーを押します。
すると、[廃止]の行と「空欄行」が削除され、[継続]のデータだけになります。
一括で同じ内容に編集する
今度は、一括で同じ内容に編集するテクニックを紹介します。
例として、以下のサンプルで「継続」と入力されている以外のセル、
ここでは、「様子見」と「廃止」と入力されている全てのセルを「終了」に変更します。
データが入力されているC2セル~C8セルを選択します。
([Enter]キーを押して)以下のように[継続]のセルが選択されている状態(アクティブセル)にします。
この状態で、
アクティブセルと異なる値のセルのみを選択するショートカットキー[Shift]+[Ctrl]+[¥]と押します。
すると、[継続]以外のセル(ここでは、「様子見」と「廃止」のセル)がすべて選択されている状態になります。
この状態で、C4セルに「終了」と入力し、[Ctrl]+[Enter]と押します。
すると、選択されている全てのセルに「終了」と入力されます。
まとめ
この記事で紹介した、[Shift]+[Ctrl]+[¥]と[Ctrl]+[-]や[Ctrl]+[Enter]との組み合わせは、ビジネスの現場で役に立つテクニックですので、ぜひ覚えて使えるようになってください。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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