「第1四半期の売上を集計したいけど、1月、2月、3月と第1四半期のデータが同じブック(ファイル)に保存されているから、値を確認するたびにシートを切り替えなくてはならず面倒。」
というケースのように、参照する各月のデータと貼り付け先の四半期シートが同じブック(ファイル)の別々のシートに保存されている場合、値を確認するたびにシートを切り替えながら作業するのは面倒ですよね。
こんなときは、[新しいウインドウを開く]が便利です。
この記事では、実務で遭遇する例で示したような場合に便利なワザを3つ紹介します。
【3つのワザ】を一連の流れとして使えるようになると、作業がラクになるのでおすすめです。
同じブック内の違うシートを2画面に並べる
[新しいウインドウを開く]
同じブック内の違うシートを並べるには、[表示]タブにある[新しいウィンドウを開く]をクリックします。
クリックすると新しいウインドウを開き、タイトルバーのブック名(ファイル名)の表示が「ブック名 - 2」や「ブック名 : 2」のようになります。
これは「同じブックを2つ目のウィンドウで開いています」という意味です。
[整列]ボタンを押す
ウィンドウを開いた直後は、2つのウインドウが重なっていて画面が見づらいので、[表示]タブにある[整列]ボタンを押します。
すると、以下の4つが出てきます。データの並び方にもよりますが、[左右に並べて表示]がおすすめです。
- 並べて表示
- 上下に並べて表示
- 左右に並べて表示
- 重ねて表示
これで、ブック内の異なるシートを並べることができました。
Windowsキーと[←]・[→]でもOK
ウインドウを左右に並べるには、[ Windowsキー + ←・→ ]のショートカットを使ってもOKです。
[ Windowsキー + ← ]でアクティブウインドウが左半分になり、[ Windowsキー + → ]でアクティブウインドウが右半分になります。
[ Windowsキー + ←・→ ]のショートカットは、ExcelとWord、ExcelとPowerPointといった異なるアプリを並べることができます。
異なるアプリだけでなく、異なるフォルダ同時も左右に並べることができます。
とにかく、ウインドウを左右に並べたいときに重宝するショートカットです。
並べたシートをキーボードで切り替える
ここまでの操作で、同じブック内の違うシートが2画面になり左右に並びました。
この後は、左側に表示したシートと右側に表示したシートを切り替えながら作業を進めるわけですが、左側のシートと右側のシートを切り替えるのに便利なショートカットがありますので紹介します。
左側に表示したシートと右側に表示したシートを切り替える際は、[ Ctrl + Tab ]のショートカットを使います。
[ Ctrl ]を押しながら、[ Tab ]を押せば、[Tab]を押すたびに左右が切り替わります。
左手の指を[ Ctrl ]と[ Tab ]に置いて、右手にマウスを持ってコピペする、といった感じになります。
まとめ
Excelでは、同じブック(ファイル)にある別のシートを参照しながら作業することはよくあります。
例で示した1月の売上シートを見ながら第1四半期の売上を集計する場合や氏名や住所、社員番号などが入力されたシートを見ながら出席者名簿を作る場合などです。
このようなときは、[表示]タブにある[新しいウィンドウを開く]で、分身をつくりましょう。
分身ができたら、[表示]タブにある[整列]ボタンを押すか、[ Windowsキー + ←・→ ]のショートカットで開いたウインドウを左右に並べます。
左側に表示したExcelと右側に表示したExcelを切り替える際は、[ Ctrl + Tab ]のショートカットを使いましょう。
この3つのワザを覚えて使えるようになると、作業がラクになりますよ。
最後まで、読んでいただきありがとうございました。
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